一般來(lái)說(shuō)，前四項(xiàng)屬于會(huì)議策劃工作宏觀(guān)層面的內(nèi)容，后面幾項(xiàng)屬于微觀(guān)層面的內(nèi)容。下面只介紹宏觀(guān)策劃內(nèi)容，微觀(guān)策劃內(nèi)容待后面相關(guān)任務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行介紹。
（1）確定會(huì)議的目標(biāo)與主題。
有關(guān)會(huì)議目標(biāo)的內(nèi)容上節(jié)已介紹。
會(huì)議主題是會(huì)議目標(biāo)的具體化。主題是文學(xué)作品的靈魂、統(tǒng)帥，開(kāi)會(huì)也是這樣。確定會(huì)議主題，使之有號(hào)召力、有時(shí)代感、引人注目，是會(huì)議策劃的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
確定會(huì)議主題之后，還應(yīng)考慮策劃出響亮的會(huì)議口號(hào)，以利公關(guān)宣傳，提高美譽(yù)度。2005年1月1日，北京奧組委面向社會(huì)，公開(kāi)征集第29屆奧運(yùn)會(huì)主題口號(hào)。經(jīng)過(guò)認(rèn)真研究，反復(fù)論證，最終形成了“One World，One Dream”（“同一個(gè)世界，同一個(gè)夢(mèng)想”）的主題口號(hào)，增強(qiáng)了北京奧運(yùn)會(huì)的影響力和號(hào)召力。
確定主題的方法和技巧是：
1）圍繞會(huì)議目標(biāo)確定會(huì)議主題，引起與會(huì)者的注意和共鳴。
2）圍繞提高企業(yè)美譽(yù)度提煉主題。如某公司擬舉辦一次產(chǎn)品推廣會(huì)，后經(jīng)調(diào)研，決定將單純的推廣會(huì)改變?yōu)榧杲K答謝客戶(hù)、促銷(xiāo)推廣于一體的會(huì)議，并根據(jù)會(huì)議性質(zhì)確立了“濃情××冬日送暖”的會(huì)議主題。
（2）確定會(huì)議的形式。
會(huì)議已經(jīng)高度程式化，不論何種類(lèi)型的會(huì)議，基本都是將有關(guān)人員召集起來(lái)，集中在某一場(chǎng)所進(jìn)行商議，在一定的時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議議題。這是會(huì)議的基本形式，但會(huì)議還有各種不同形式。采取何種會(huì)議形式，需要綜合考慮會(huì)議目標(biāo)、與會(huì)人員、會(huì)議性質(zhì)等諸多因素。有關(guān)會(huì)議形式的內(nèi)容參見(jiàn)“項(xiàng)目一”相關(guān)部分的介紹。
（3）確定會(huì)議的規(guī)模。
1）確定會(huì)議規(guī)模的原則。
①能少則少原則。避免與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的人或?qū)?huì)議起消極作用的人與會(huì)。
②依法原則。某些會(huì)議（如代表大會(huì)）規(guī)定了依法享有參會(huì)權(quán)的人員。相關(guān)會(huì)議活動(dòng)必須遵守有關(guān)法律規(guī)定。
2）會(huì)議規(guī)模的確定。
①需要互動(dòng)討論型的會(huì)議。
這種會(huì)議需要經(jīng)過(guò)與會(huì)者之間深入的交流，所以與會(huì)者能否積極互動(dòng)，是這種會(huì)議能否成功的關(guān)鍵。研究表明，當(dāng)會(huì)議規(guī)模超過(guò)7人時(shí)，每增加1人，互動(dòng)的頻率可能相應(yīng)增加10倍以上。
②不需要互動(dòng)討論型的會(huì)議。
有些會(huì)議并不需要與會(huì)者互動(dòng)，如宣布事情、發(fā)布信息等，這樣的會(huì)議可以根據(jù)信息接收的對(duì)象范圍來(lái)確定規(guī)模，如果客觀(guān)條件如時(shí)間、地點(diǎn)等容許的話(huà)，可以將會(huì)議規(guī)模擴(kuò)大到所需要的程度。
③其他類(lèi)型的會(huì)議。
法定性的會(huì)議，需要按照特定的法律、法規(guī)、組織章程或會(huì)議規(guī)則賦予與會(huì)者的權(quán)利，并以此作為統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)的依據(jù)。沒(méi)有特殊情況或不經(jīng)過(guò)組織程序，任何人都不可以隨意剝奪法定與會(huì)人的與會(huì)權(quán)利。各種專(zhuān)題會(huì)議或工作會(huì)議的參加人數(shù)，由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況自行掌握，以嚴(yán)格控制為原則。對(duì)特邀代表、列席代表和其他來(lái)賓的限定，主要的原則是人員不可過(guò)多，避免喧賓奪主和使會(huì)議負(fù)擔(dān)過(guò)重。
3）確定會(huì)議的規(guī)模必須綜合考慮的因素。
①效率。
會(huì)議的規(guī)模直接制約會(huì)議的效率。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議人數(shù)越少，會(huì)議所花的時(shí)間就越少，會(huì)議效率就越高；反之，會(huì)議效率就越低。
②成本。
會(huì)議規(guī)模與會(huì)議成本呈正比關(guān)系：規(guī)模越大，會(huì)議成本越高。在確定會(huì)議規(guī)模時(shí)，先要考慮能夠承受的會(huì)議成本，做到量力而行。
除了考慮會(huì)議的顯性成本外，還要考慮隱性成本。會(huì)議的顯性成本是指投入會(huì)議的人力、物力、財(cái)力；而隱性成本是會(huì)議參加者的時(shí)間投入、機(jī)會(huì)成本支出等。
③效果。
會(huì)議的規(guī)模與會(huì)議的效果密切相關(guān)。有的會(huì)議保密性較強(qiáng)，必須嚴(yán)格控制與會(huì)人數(shù)和會(huì)務(wù)人員，以防會(huì)議內(nèi)容的擴(kuò)散。有的會(huì)議要求造成聲勢(shì)，擴(kuò)大影響，需要達(dá)到一定的規(guī)模才能產(chǎn)生效果。需要根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議目標(biāo)，因時(shí)制宜、因地制宜。
④場(chǎng)地。
一般來(lái)說(shuō)，規(guī)模決定場(chǎng)地；但場(chǎng)地對(duì)會(huì)議規(guī)模也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的限制。因此，決定會(huì)議規(guī)模之前應(yīng)先考察場(chǎng)地條件。
（4）確定與會(huì)人員。
會(huì)議的成功需要多方面的要素，但最關(guān)鍵的還是參加會(huì)議的人。所以確定與會(huì)人員是會(huì)議組織與策劃工作中最重要的一環(huán)，也是會(huì)議準(zhǔn)備工作中難度最大的一環(huán)。很多會(huì)議主辦者為確定與會(huì)人員的名單而大傷腦筋，這在單位內(nèi)部會(huì)議中尤其明顯。
1）確定與會(huì)人員的標(biāo)準(zhǔn)。
①與會(huì)議議題有直接關(guān)聯(lián)的人員。
直接關(guān)聯(lián)人員對(duì)議題最為熟悉，也最有發(fā)言權(quán)。這種人員到會(huì)，不但可以幫助其他與會(huì)者客觀(guān)詳盡地了解情況，而且會(huì)議的決議由于他們最直接的參與也比較容易達(dá)成。
②可以提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)或獨(dú)家信息的人員。
他們能夠使討論更有效率地進(jìn)行。同時(shí)，他們的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和準(zhǔn)確消息往往會(huì)對(duì)會(huì)議決策起到?jīng)Q定性的作用。
③對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人員。
會(huì)議既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，因此在決定與會(huì)者人選時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮的就是對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。
④能夠因參與會(huì)議而獲得益處的人員。
這類(lèi)人員在各類(lèi)商業(yè)性會(huì)議中尤顯重要。
⑤有利于會(huì)議組織者意愿表達(dá)的人員。
對(duì)于會(huì)議組織者來(lái)說(shuō)，重要的不僅是會(huì)議議題的討論和會(huì)議進(jìn)程的順利，還要使自己的意愿能夠在會(huì)議上得以充分表達(dá)。所以對(duì)于會(huì)議組織者意愿的表達(dá)所可能持有的態(tài)度，也會(huì)成為選擇與會(huì)者的參考標(biāo)準(zhǔn)。
2）確定與會(huì)人員的注意事項(xiàng)。
需要特別注意的是，與會(huì)者人數(shù)不宜太多。理由有三個(gè)：
①會(huì)議的成本非常昂貴，因此沒(méi)有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。
②在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，與會(huì)者人數(shù)越多，則每一位與會(huì)者的平均參與機(jī)會(huì)將隨之減少。
③與會(huì)人數(shù)的增加，將使溝通趨于困難。
與會(huì)者的立場(chǎng)不同會(huì)對(duì)會(huì)議的進(jìn)程產(chǎn)生不同的影響。為了讓會(huì)議順利進(jìn)行，需要關(guān)注以下三類(lèi)人員：
第一類(lèi)，代表一個(gè)團(tuán)體或群體的人。
某些與會(huì)者代表了一個(gè)團(tuán)體或群體的利益，如果拒絕這樣的人參與會(huì)議，可能會(huì)引起一個(gè)群體的不滿(mǎn)和憤怒。讓他們有一個(gè)適當(dāng)?shù)耐緩絹?lái)充分表達(dá)自己的意見(jiàn)，是管理者應(yīng)當(dāng)采取的一種明智的措施。
第二類(lèi)，能夠?qū)?huì)議起到協(xié)調(diào)作用的人。
協(xié)調(diào)者對(duì)會(huì)議來(lái)說(shuō)是非常必要的，他們可以防止會(huì)議因與會(huì)者之間的對(duì)立而夭折。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議主持人或其他會(huì)議組織者應(yīng)當(dāng)扮演會(huì)議協(xié)調(diào)者的角色，但他們并不一定都能夠完全勝任，所以另外還需要其他與會(huì)者來(lái)大力發(fā)揮會(huì)議協(xié)調(diào)者的作用。這種人可能是人緣很好的人，可以在不同的與會(huì)者之間做“和事佬”；也可能是公認(rèn)做事公平公正的人，在關(guān)鍵時(shí)刻的表態(tài)可以得到大家的一致認(rèn)可。
第三類(lèi)，容易鬧事的人。
對(duì)于這樣的人，原則上應(yīng)盡量避免讓他們參與會(huì)議，因?yàn)樗麄兒芸赡軙?huì)使會(huì)議中途夭折。但有時(shí)候如果不讓他們參加會(huì)議，可能同樣會(huì)造成事態(tài)擴(kuò)大。因此，要謹(jǐn)慎安排，例如讓更有權(quán)威的人士同時(shí)參加會(huì)議，充分利用權(quán)威人士來(lái)制約他們可能在會(huì)議上采取的行為，以此來(lái)盡量控制他們對(duì)會(huì)議的不良影響。
當(dāng)然，在這里需要注意的是，“必不可少”依然應(yīng)是選擇與會(huì)者的第一條件。
3．會(huì)議策劃方案的注意事項(xiàng)
（1）突出特色。每次會(huì)議的要素之間都存在差異，“差異”是特色的突破點(diǎn)?？梢钥紤]本次會(huì)議的要素之中，哪個(gè)比以前更好，哪個(gè)不如以前。努力使好的更好，就是特色，例如活動(dòng)更豐富，細(xì)節(jié)考慮更細(xì)心，禮儀更周到，等等。同時(shí)，要盡量改善“不如以前”的要素。
（2）突出重點(diǎn)。圍繞會(huì)議目標(biāo)，圍繞主要任務(wù)，圍繞重點(diǎn)議題進(jìn)行設(shè)計(jì)。會(huì)議策劃要主次分明，避免平均使用力量。
（3）尊重慣例。會(huì)議不是個(gè)人行為，不能為了特色而脫離常規(guī)。例如，當(dāng)主席臺(tái)背景天幕上需要插紅旗的時(shí)候，慣例是天幕的左右兩邊各插五面。這時(shí)，就不能為了特色而插三面或者四面。